Informativa fornitori

Chemgas S.r.l. c.f. 01876720739 P.IVA 01732930748, con sede in via Enrico Fermi n. 4 Brindisi (“Chemgas”), si impegna costantemente per tutelare la privacy di coloro i cui dati vengono raccolti (“Interessati”) nell’ambito del contratto stipulato con Chemgas (il “Contratto”) e/o ai fini della conclusione dello stesso. Questo documento (la “Informativa”) è stato redatto ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”) al fine di consentirle di comprendere in che modo i suoi dati personali, come più sotto definiti, saranno trattati da Chemgas.

In generale, ogni informazione o dato personale che fornirà a Chemgas o che è raccolto in altro modo da Chemgas, nell’ambito della stipula o esecuzione del Contratto, sarà trattato secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

I dati personali saranno trattati nell’ambito del Contratto da Chemgas, come sopra definito, in qualità di titolare del trattamento (di seguito, “Titolare”).

Il Responsabile per la protezione dei dati (di seguito, “Data Protection Officer” o “DPO”) è a disposizione per qualunque informazione inerente il trattamento dei suoi dati personali al seguente indirizzo: dpo@sapio.it.

I dati personali oggetto di trattamento

I Dati Personali relativi al legale rappresentante, procuratori e/o al personale addetto alla gestione/esecuzione dei contratti (nel seguito “Interessati“), tra cui i nominativi, i numeri di telefono, gli indirizzi di posta elettronica, eventuali dati relativi alla verifica della regolarità retributiva e contributiva in assolvimento degli obblighi contrattuali per la prestazione dei servizi, eventuali dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico-finanziarie, saranno trattati dal Titolare conformemente al GDPR e alla normativa nazionale vigente, compresi eventuali provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo ove applicabili.

In particolare, il Titolare tratta principalmente le seguenti tipologie di dati personali (di seguito, “Dati Personali”):

• dati identificativi e di contatto (e.g. nome, cognome, contatti telefonici);
• dati concernenti l’iscrizione ad albi, ruoli e registri;
• immagini (e.g. foto presenti su documenti di identità; immagini registrate da telecamere di videosorveglianza);
• altri eventuali dati forniti dalla Vostra Società o dall’Interessato stesso.

Il Titolare potrebbe, altresì, trattare dati relativi a condanne penali e reati (c.d. dati giudiziari) ove il trattamento sia indispensabile per adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti da leggi (e.g. Codice degli Appalti).

Finalità, base legale e facoltatività del trattamento

Chemgas utilizzerà i suoi Dati Personali per le seguenti finalità:

1. finalità pre-contrattuali, come ad esempio rispondere a specifiche richieste o consentire a Chemgas di effettuare valutazioni volte a determinare l’effettiva conclusione di un contratto; procedere alla stipula del Contratto, permettere la fruizione dei relativi servizi connessi all’esecuzione del Contratto, svolgere le attività connesse o conseguenti all’esecuzione del Contratto; effettuare comunicazioni relative allo svolgimento del Contratto, gestire eventuali fasi patologiche e/o pre-patologiche della relazione contrattuale (“Esecuzione del Contratto“);
2. assolvere ad obblighi di legge che impongono a Chemgas la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati personali (es. D.Lgs. n. 231/2001 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” nonché per finalità inerenti al cd. “whistleblowing” e in adempimento ad obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad es. la normativa antitrust)(“Compliance”);
3. prevenire o individuare qualsiasi abuso nei confronti di Chemgas, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere a Chemgas di tutelarsi in giudizio; (“Abusi/Frodi”).

Le basi legali utilizzate da Chemgas per trattare i suoi Dati Personali, secondo le finalità indicate nel precedente Paragrafo 3, sono le seguenti:

• Esecuzione del Contratto (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR): il trattamento per questa finalità è necessario per l’esecuzione del contratto con lei. Non è obbligatorio fornire a Chemgas i Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile stipulare il Contratto.
• Compliance (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR): il trattamento per questa finalità è necessario al Titolare per assolvere ad eventuali obblighi di legge. Quando fornisce Dati Personali a Chemgas, questi dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.
• Abusi/Frodi (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR): le informazioni raccolte per questa finalità saranno trattate sulla base del legittimo interesse di Chemgas, in quanto saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi e dunque permettere a Chemgas di tutelarsi in giudizio.

Destinatari

I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (“Destinatari”):

• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Chemgas in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti relativamente al Contratto;
• soggetti con i quali sia necessario interagire per l’esecuzione o la stipula del Contratto (ad esempio gli hosting provider);
• soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
• persone autorizzate da Chemgas al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’esecuzione o alla stipula del Contratto, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di Chemgas);
• società del Gruppo Chemgas per finalità amministrative interne;
• soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle Autorità;

Trasferimenti dei dati personali

Chemgas potrebbe comunicare i suoi Dati Personali a destinatari che si trovano al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Chemgas assicura che il trattamento dei suoi Dati Personali da parte di questi destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Invero, i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza, sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o su un altro idoneo presupposto di liceità. Maggiori informazioni sono disponibili presso Chemgas scrivendo al seguente indirizzo: dpo@sapio.it.

Conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali trattati per la finalità di Esecuzione del Contratto saranno conservati da Chemgas per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati in funzione del Contratto, Chemgas potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di Chemgas da possibili reclami relativi al Contratto.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da Chemgas per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

I Dati Personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati da Chemgas per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui Chemgas sarà tenuto a conservarli per tutelarsi in giudizio a comunicare detti dati alle Autorità competenti.

I suoi diritti

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l’accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR.

Per l’esercizio dei suoi diritti può rivolgersi a Chemgas scrivendo all’indirizzo: gdpr@sapio.it.

In ogni caso lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

Segnalazioni

La Società ha adottato quale canale interno dedicato alle segnalazioni, conformemente al Dlgs.  n. 24/23 in attuazione alla direttiva (UE) 2019/1937 (cd. direttiva Whistleblowing), la piattaforma digitale disponibile nel sito internet della società al seguente link: Gruppo Sapio – Segnalazione Illeciti – WHISTLEBLOWING (segnalazioni.net).

La predetta piattaforma digitale utilizzata dalla Società per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni è pienamente conforme alla normativa in materia di privacy e i dati o le informazioni ivi raccolti non saranno utilizzati per scopi che travalichino la gestione della segnalazione stessa. I dati e le informazioni ricevute sono trattati in conformità a quanto previsto dalla normativa applicabile e, in ogni caso, non sono conservati per un periodo superiore a cinque anni ai sensi di quanto disposto dall’art. 14 comma 1 del D.Lgs. n. 24/2023.

Entrata in vigore

La presente informativa, nella sua versione aggiornata, è in vigore dal 24/07/2023.